هزینه غرفه سازی نمایشگاهی

هزینه های غرفه سازی:

هر فعالیتی که در غرفه نمایشگاهی خود انجام می دهید. در نهایت منجر به موفقیت یا شکست شما در نمایشگاه خواهد شد. اکثر شرکت هایی که برای اولین بار در نمایشگاه حاضر می شوند، مرتکب اشتباهات بسیار بزرگی می شوند که تمام فعالیت های دیگر خودشان را تحت تاثیر قرار می دهد  .

اولین و بزرگترین اشتباه، عدم تخمین درست در بودجه بندی غرفه است . گاهی بسیاری از هزینه ها نادیده گرفته می شود که باعث عدم کفاف بودجه در نظر گرفته شده حتی برای لوازم حیاتی کار می شود و گاهی چنان زیاد در نظر گرفته می شود که باعث بروز خرج های زیادی می شود .هزینه غرفه سازی بسیار تحت تاثیر و وابسته به عوامل مختلفی است زیرا هر اقدامی که شما در نمایشگاه انجام می‌دهید درنهایت ارتباط مستقیم با موفقیت بودن یا نبودن غرفه شما خواهد داشت.

بسیاری از شرکت‌ هایی که برای نخستین‌ بار در یک رویداد حضور می‌یابند، اشتباهات بزرگی مرتکب می‌شوند که تمام زحمات ‌شان را تحت تاثیر قرار می‌دهد، و نخستین مشکلی که این شرکت‌ ها با آن روبه ‌رو می‌شوند اشتباه در بودجه ‌بندی غرفه سازی نمایشگاهی است.

عوامل هزینه ساز و مهم در غرفه سازی:

گاهی اوقات بودجه برای هزینه غرفه سازی به حدی کم است که کفاف برخی موارد حیاتی را هم نمی‌دهد و گاهی به حدی زیاد است که باعث بروز خرج ‌های اضافی می‌شود. در موارد زیر به چند هزینه خاص و کوچک اما حیاتی در کنار غرفه سازی اشاره میکنیم :

1. تبلیغات:

تبلیغ جز جدانشدنی یک کسب و کار موفق است ؛ تبلیغ را به هیچ عنوان فراموش نکنید. چاپ انواع کاتالوگ ، بروشور ، استند و … به دیده شدن کسب و کار شما کمک به سزایی خواهد کرد.تاثیر یک کاتالوگ و بروشور برای کسب و کار شما غیر قابل انکار است . بسیاری از بازدیدکنندگان بعد از مطالعه بروشور شما تنها در صورتی که نکته قابل توجه در آن پیدا کنند با شما وارد مذاکره میشوند .یک نکته قابل توجه دیگر این است که تبلیغات خود را در سطح بروشور و کاتالوگ نگه ندارید شما میتوانید  از استندهای تبلیغاتی و بنرهای بزرگ نیز در سطح محل برگزاری نمایشگاه استفاده کنید.

2. هدایا:

هدایای تبلیغاتی از دیگر هزینه های مربوط به غرفه سازی نمایشگاهی است . هزینه دیگری که برای غرفه سازی در نظر گرفته شده هدیه است . باید در انتخاب نوع هدیه بسیار دقت به خرج داد زیراکه این هدیه نمایشگاهی در ثبت یک خاطره شیرین در ذهن بازدیدکنندگان بسیار موثر است و هر چه نفیس تر باشد بیشتر روی مخاطبان تاثیر خود را می گذارد . بهتر است هدیه های متفاوتی برای مدیران ارشد در نظر بگیرید که یک سطح بالاتر از هدایای در نظر گرفته شده برای بازدیدکنندگان است .

3. پذیرایی از مهمان ها:

پذیرایی از مهمانان و بازدیدکنندگان از دیگر عوامل موفق در کسب و کار و حضور شما در نمایشگاه است . در نظر بگیرید که این هزینه اغلب زیاد است . در غرفه خود باید انواع چای ، قهوه ، شکلات و نوشیدنی ها سرد و گرم را داشته باشید تا بنا با ذائقه بازدیدکننده بتوانید در نهایت احترام از آنان پذیرایی کنید. توجه داشته باشید این پذیرایی تنها مخصوص افرادی است که وارد غرفه می‌شوند و قصد انجام مذاکرات تجاری را دارند.

4. جوایز و قرعه کشی:

آخرین مورد از عوامل هزینه ساز و مهم در غرفه سازی ، قرعه کشی و اهدای جوایز است . اکثر شرکت ها این مورد را در غرفه خود ندارند. و این شما هستید که اگر می خواهید یکی از شلوغ ترین غرفه های سالن نمایشگاهی را به خود اختصاص دهید بهتر است یک مسابقه یا قرعه کشی همراه با جوایزی ارزنده را تدارک ببینید . توجه داشته باشید که هزینه قرعه کشی در غرفه بسیار زیاد است و تنها در صورتی برای شما صرفه دارد که بتوانید از شلوغی در غرفه خود نهایت استفاده را ببرید

هزینه ای که اکثر شرکت ها بر دوره حضور خود در نمایشگاه ندارند مربوط به جوایز و قرعه‌کشی ‌ها است.

هزینه های اجاره غرفه و راه های کاهش هزینه ها:

هزینه ی متوسط مشارکت یک شرکت :

هزینه غرفه سازی در نمایشگاه چقدر است؟ این یک مسئله بسیار مهم است. به خصوص اگر شما بخواهید برای نخستین بار در نمایشگاه شرکت کنید.و حتی اگر شما یک شرکت کننده با تجربه در نمایشگاه هستید، ممکن است بخواهید که هزینه های مشارکت یک شرکت بازرگانی در نمایشگاه را به طور متوسط بررسی کنید. هزینه هایی مانند رزرو غرفه نمایشگاه، هزینه غرفه سازی در نمایشگاه و دستمزد کارکنان غرفه از هزینه های قطعی نمایشگاه هستند. این هزینه ها شامل هزینه های اصلی همچون: رزرو غرفه نمایشگاهی ، هزینه غرفه سازی و دستمزد کارکنان و بازاریابان است.

هزینه غرفه سازی در نمایشگاه یا سرمایه گذاری؟

شاید برخی از خوانندگان معتقد باشند که این ها هزینه نیست، بلکه به طور کلی سرمایه گذاری را برای یک مجموعه به ارمغان می آورد، و درست است. هر هزینه ای که در راستای اهداف حضور شما در نمایشگاه، انجام شود در واقع به نوعی سرمایه گذاری بلند مدت محسوب می شود. زیرا حضور در نمایشگاه انعکاس شدیدی در کسب و کارتان خواهد داشت. شاید بتوان گفت که شما در واقع هزینه ای را متقبل نمی شوید بلکه به نوعی در سرمایه گذاری یک مجموعه، شرکت میکنید!هزینه ای که شما صرف اهداف حضور خود در نمایشگاه میکنید در حقیقت ، سرمایه گذاری بلند مدتی محسوب میشود که در دراز مدت موجب تاثیر مثبت و مستقیم در کسب و کارتان خواهد شد.

تخمین هزینه های شرکت در غرفه های نمایشگاهی:

برای بدست آوردن بینش منطقی نسبت به هزینه های مختلف مربوط به شرکت در نمایشگاه، می توانید به صورت تقریبی با استفاده از موارد زیر، مقدار هزینه غرفه سازی را پیش بینی کنید:

• ۲۵ درصد هزینه ها: اجاره ایست
• ۴۰ درصد هزینه ها: هزینه غرفه سازی
• ۱۵درصد هزینه ها :کارکنان غرفه (هزینه سفر و اقامت برای غرفه های بیرون شهری)
• ۲۰ درصد از هزینه ها: بازاریابی (بروشورها، دعوتنامه ها،کاتالوگ ها و…)

البته این یک تخمین نسبی است که به شرایط بستگی دارد و بر اساس مشارکت در نمایشگاه های ایران است. هزینه غرفه سازی در کشور ما قابل مقایسه با دیگر کشور ها نیست، و این فرمول فقط شامل نمایشگاه های داخلی می باشد. هزینه سفر و اقامت برای نمایشگاه در کشورهای خارجی بسیار بالاتر است.

هزینه اجاره غرفه نمایشگاه:

اصلی ترین بخش هزینه ، اجاره غرفه نمایشگاهی است و بسته به اینکه در کدام نمایشگاه غرفه دارید و در کدام شهر، هزینه ها هم متفاوت خواهد بود.و این یک هزینه اجتناب ناپذیر است . در کشور ما با توجه به عنوان نمایشگاه هزینه اجاره غرفه نمایشگاه متفاوت می باشد. همچنین این هزینه در شهرهای مختلف نیز متفاوت می باشد.

هزینه غرفه سازی در نمایشگاه:

مشارکت کننده می تواند با توجه به اهمیت عنوان نمایشگاه برای کسب و کارش و همچنین شرایط بازار شهر منتخب، بودجه غرفه سازی خود را مشخص نماید. بطور مثال: بسیاری از مشارکت کنندگان هنگام مشارکت در نمایشگاه بین المللی تهران که بازار وسیعی را در بر دارد، بودجه بالایی را برای غرفه سازی در نظر می گیرند و برای مشارکت در نمایشگاه های شهر های کوچک تر بودجه کمتری را مشخص می کنند. در چنین شرایطی برخی از مشارکت کنندگان برای کاهش هزینه ها، از نمونه غرفه های مدولار(پیش ساخته) استفاده می کنند که قابل استفاده در چندین نمایشگاه است. غرفه های مدولار بسیار انعطاف پذیرند و سبب صرفه جویی در هزینه ها خواهند شد. علاوه بر این، در اغلب نمایشگاه ها، حمل و نقل و غرفه سازی این نوع غرفه ها به راحتی انجام می گیرد.اما مشارکت کنندگانی که غرفه نمایشگاهی بزرگی را رزرو می نمایند، هزینه غرفه سازی آنها شامل طراحی غرفه نمایشگاه و غرفه سازی خواهد شد.

هزینه های متغیر در نمایشگاه:

هزینه اجاره تجهیزات، گل آرایی، سیستم های صوتی تصویری، و اطلاع رسانی های درون نمایشگاهی جزء هزینه هایی است که به شرایط غرفه نمایشگاه و بوجه مشارکت کننده بستگی دارد.