غرفه سازی، غرفه نمایشگاهی، ساخت غرفه، غرفه ساز، دکوراسیون داخلی، طراحی غرفه

حداکثر بهره گیری از فرصت ها در هرمرحله – از راه اندازی تا تکامل

راه اندازی

در اقتصاد نوین، سازمانهای معدودی می توانند از عهده راه اندازی یک نمایشگاه برآیند و شاید دو سال برای برگزاری آن منتظر بمانند توقع امروز این است که نمایشگاه بدنبال یک مرحله رشد سریع، حداقل در سال اول مقداری سود تولید کند. زمان کافی برای تحقیق بازار و برنامه ریزی اولیه برای راه اندازی یک نمایشگاه جهت دست یافتن به چنین موفقیت دراز مدتی ضروری است.

جان گالاگر، معاون شرکت کروز که یک شرکت نمایشگاهی است و بیش از 80 نمایشگاه بازرگانی وعمومی را در 16 صنعت در سراسر جهان برگزار می کند. معتقد است :”من حداقل 18 ماه برای راه اندازی یک نمایشگاه نیاز دارم هرچند عملا این زمان همیشه کمتر است در یک فرصت کوتاه تر، انتخاب های شما به شدت محدود می شوند، از انتخاب محل و تاریخ برگزاری  گرفته تا تبلیغات برای مشارکت و فروش غرفه نمایشگاهی.”

طول مدت زمانی که برای تحقیقات و مذاکرات اولیه سپری می شود نیز برای تصمیم گیری شرکت کروز جهت راه اندازی نمایشگاه حیاتی است مثلا برای برگزاری نمایشگاه قایق که در مکزیکو سیتی برگزار می شود، اولا تحقیقات بازار ثابت می کند که علی رغم مسافتی که از ساحل طی می شود، به علت قدرت خرید جمعیت محلی مکزیکو سیتی محلی بهتر برای این رویداد است. دوم، شرکت کروز با سازمان تولیدکنندگان تجهیزات دریانوردی مشارکت دارد و از نظر تامین غرفه دار و تجربه لازم صاحب امتیاز است. سرانجام این که این شرکت برای رزرو تاریخ برگزاری نگرانی ندارد.

گالاگر می گوید:”این همه در عرض چند ماه اول از قالب زمانی 18 ماهه صورت می گیرد. سپس هنگامی که اهداف فروش غرفه بآورد شدند، به تمرکز بر تبلیغات مشارکت ادامه میدهیم تا مطمئن شویم آنچه به غرفه داران وعده داده ایم عملی می شود.”

هم برای نمایشگاههای بازرگانی و هم کالای مصرفی جذب بهترین مخاطب ممکن به اولین نمایشگاه می تواند کلیدی باشد برای حرکت موفقیت آمیز در جهت مرحله بعدی. گالاگر در این رابطه می افزاید:”شما می توانید یک بار به غرفه دار یک غرفه نمایشگاهی را بفروشید اما اگر نتوانید مخاطب مناسب را جلب کنید. انجام دوباره این کار بسیار سخت خواهد بود.”

رشد سریع اولیه

سالهای اولیه در چرخه حیات یک نمایشگاه، هنگامی که نرخ ثبت نام مجدد غرفه دار بالا و پشتیبانی بازدیدکننده یکپارچه است. به عنوان فرصت هایی برای رشد سریع تلقی می شوند. اما این نیز مرحله ای است که در آن یک نمایشگاه نسبت به مشکلات حاصله از تغییرات ناگهانی در شرایط بازار به شدت آسیب پذیر است.

گالاگر می گوید:”ده درصد رشد ( در مشارکت وفروش فضای غرفه ) از سال اول تا دوم یک شروع خوب می تواند باشد و هنگامی که به نقطه ای می رسید که در آن به نرخ ثبت نام محدود 70 درصدی می رسید. هر چیز دیگر با نظم ویکنواختی بیشترمی رود. این نرخ رشد در پشتیبانی از فروش وتلاش های بازاریابی نمایشگاهی و اسپانسری شما عامل شتاب دهنده محسوب می شود. شما سابقه تایید شده ای دارید که توسعه وگسترش سریع را تضمین می کند.”

بازخورد حاصله از ارزیابی بازدیدکننده و غرفه دار دراین مرحله به شدت حائز اهمیت است زیرا این اطلاعات به شما امکان می دهد تا رویداد خود را به نحوی تنظیم کنید تا محل  اصلی ملاقات برای صنعتی خاص می باشد.

اماصرف نظر از دورنمایی رشد، دراین مرحله حیاتی انواع شرایط ناسازگار که تحقیق بازار قادر به پیش بینی آنها نیست، می توانند اثری مخرب داشته باشند. گالاگر می گوید:”ما طی سالها شماری از نیروهای تاثیرگذار بازار را شناسایی کرده ایم که بر نمایشگاه های ما موثرند. مثلا، ما چندین نمایشگاه در آرژانتین برگزار می کنیم و با توجه به مشکلات اقتصادی که این کشور با آن دست به گریبان است. مجبورشده ایم که دست به ارزیابی بیشتری بزنیم. این مشکلات اقتصادی مسائلی بودند که چند سال پیش نمی توانستیم آنها را پیش بینی کنیم. ما از آرژانتین صرف نظر نکرده ایم. امیدوارم که امور به وضعیت عادی برگردند ما نسبت به این بازار متعهد هستیم. اما روشن است که برای انطباق دادن و تعدیل توقعات خود به چند سال وقت نیازداریم.”

کروز با مشکلی مشکلی مشابه طی سال های اولیه کار این شرکت جهت توسعه نمایشگاه ها در چین روبرو بود. یعنی زمانی که طی واقعه میدان تیانامن و بعد از آن سفر به این کشور محدود شده بود اما این شرکت خود را نسبت به این بازار متعهد می دانست زیرا هم در میان همتایان نمایشگاهی و هم افراد دخیل در صنعتی که طی سالیان دراز به آنها خدمت می کند.صاحب شهرت است.

رشد ماندگار

به دنبال دوره رشد سریع معمولا آهنگ رشد کندتر و یکنواخت تر می شود. در این مرحله، چالش موجود آن است که ضمن ادامه دادن روند رشد نمایشگاه، تجربه ای باارزش برای بازدیدکنندگان  فراهم کرد و نیاز های غرفه داران پا برجا را برآورده ساخت.

انجمن مدیریت کنفرانس های مذهبی ( RCMA فرمولی برای این کار ارائه داده است. RCMA اولین کنفرانس سالانه خود را درسال 1973 برگزار کرد ودر سال 1981 بر تعداد غرفه های tablctopخود افزود و در سال 1983سالنی مجزا را با غرفه های خود پر کرد. آن زمان به بعد،RCMA در تلاش برای ایجاد محیط تجاری بهینه جهت گردهمایی تامین کنندگان و بازدیدکنندگان برنامه ریز، رشد نمایشگاهی خود را کنترل کرده است. )

دیواین وودرینگ، سرپرست اجرایی و مدیرعامل انجمن ایندیانا پولیس می گوید:”اعضای RCMA به نمایشگاه می آیند تا فعالیت تجاری انجام دهند .آنها سالانه بیش از 1500/14کنگره و جلسه در سرتاسر جهان ارائه می دهند. ما معتقدیم که باید بین تامین کنندگان و برنامه ریزان نسبت مناسبی وجود داشته باشد. اگر پیش بینی کنیم که در شمار بازدیدکنندگان نمایشگاه که برنامه ریز جلسات مذهبی هستند افزایشی خواهیم داشت، فقط اندازه، نمایشگاه تجاری را افزایش می دهیم. ما نمی خواهیم که همه به عنوان غرفه دار نمایشگاهی در نمایشگاه تجاری شرکت کنند و احساس می کنیم که آنها جلسات کافی برای ملاقات وگفتگو با برنامه ریزان نداشته اند. ما سعی می کنیم که این نسبت را در حد دو به یک برسانیم – دو تامین کننده با یک برنامه ریز جلسه به خوبی کار می کنند.”هر غرفه با سه نماینده تامین کننده کار می کند(مثلا،یک نفر از دایره همایش شهر، یک نفر از مرکز همایش ، ویک نفر از هتل) که همگی می توانند در همان زمان با یک برنامه ریز ملاقات کنند.

از زمانی که RCMA این استراتژی را در سال 1984 اتخاذ کرد. نمایشگاه به رشد ثابتی به کار خود ادامه داد و بازار فروش آن پر رونق است. وودینگ می گوید:”در اول ماه سپتامبر یک نامه همگانی برای کنفرانس ماه ژانویه برای غرفه داران ارسال می شود وکل نمایشگاه تا صبح دهم سپتامبر به فروش می رسد.”رویداد امسال 378/1 مشارکت کننده (از جمله غرفه داران) را به خود جذب کرده است که یک رشد 7درصدی را طی 2001نشان می دهد.

ثبات

 نمایشگاهی که به خوبی سازماندهی شده است می تواند سالیان دراز موقعیت ثابتی را در بازار خود حفظ کند. در حالی که مشخصه این مرحله از چرخه حیات نمایشگاه رشد اندک یا عدم رشد است. اما دوره طولانی سودآوری ثابت را تجربه کرده است. در مورد بسیاری از نمایشگاهها، این دوره بیشترین استحکام را دارا می باشد. نمایشگاه در بزرگترین و قوی ترین دوره عمر خود به سر می برد. با این همه مدیران زیرک نمایشگاه همیشه به دنبال جایگاه مناسبی در بازار جدید هستند وبهترین روشها را برای خدمت به صنعت پیگیری می کنند تا از رکود وایستایی ممانعت و روند اگر مخاطب ورزند. اگر مخاطب خود را پیدا کنید وسهم منصفانه ای از بازار داشته باشید اما هیچ راهی برای توسعه در صنعت خود نداشته باشید و یا نتوانید وارد صنایع مربوطه دیگر شوید، آنگاه در حالت ثابت قرار دارید و در معرض خطررکود وایستایی هستند. بدون نوآوری های صنعتی، به سختی می توان رشد و توسعه یافت. مدیران نمایشگاه های تجاری باید همیشه فضا را برای رشد طراحی کنند به نحوی که غرفه دار رانده نشود. غرفه داری که از نمایشگاه شما صرف نظر می کند می تواند منبع تغییر موضع برای نمایشگاه وصنعت شما باشد. شما هرگز نمی دانید که نوآوری ها از کجا می آیند.

بلوغ

نمایشگاه برای آن است که نیازهای صنعت مربوطه را برآورده سازد. از آنجا که نیازها در گذشت زمان تغییر می کنند، این تغییرات درنمایشگاه نیز منعکس خواهد شد، از جمله عواملی که منجر به از دست دادن بازدیدکننده، غرفه دار یا هر دو می شوند. حتی نمایشگاههایی که به خوبی سازماندهی شده اند وسابقه برگزاری طولانی دارند ممکن است در واکنش به نیروهای بازار مجبور به خاتمه کار شوند.

برای یک برگزار کننده مستقل نمایشگاه تصمیم گیری برای بستن یک نمایشگاه به مسائل اقتصادی مربوط می شود. هنگامی که نمایشگاه دیگر سود آور نیست. زمان خاتمه آن فرا رسیده است. اما برای یک نمایشگاه انجمنی، تصمیم گیری بسیارپیچیده است زیرا نمایشگاه علاوه برارائه منبع اصلی درآمد عملکردی معمولا به نشست سالانه انجمن وابسته است. این مشکلی بود که به دنبال ادغام در صنعت رادیو وتلویزیون (RTNDA) با ان دست به گریبان بود. ریک اسمانسکی، معاون RTNDA در واشنگتن می گوید:”مشارکت کنندگان ما هر سال و طی یک دوره چهار ساله کاهش یافته اند.”سپس پنجاه وششمین نمایشگاه وکنفرانس سالانه انجمن که برای 12 سپتامبر 2001 برنامه ریزی شده بود.به دنبال حملات تروریستی لغو شد. بهم خوردن این نمایشگاه فشار مالی بیشتری بر RTNDA وارد کرد که نیمی از بودجه سالانه خود بر درآمد ناشی از این رویداد متکی بود.

در ژانویه،RTNDA  موافقتنامه ای با انجمن ملی سخن پراکنی (NAB)  امضا کرد تا نمایشگاههای خود را به اتفاق در پنج سال آینده برگزار کنند،NAB  این نمایشگاه مشترک را مدیریت کرد و به فروش رساند. این دو نمایشگاه قبلا غرفه دار مشابهی داشتند و اکنون این غرفه داران تصمیم گیرندگانی از هر دو بخش صنعت هستند که در سالن های نمایشگاه قدم می زنند. برنامه های کنفرانس هر دو انجمن برای همه بازدید کنندگان ازاد خواهد بود. اسمانسکی می گوید:”مشارکت از دیدگاه های مختلف منطقی است. ما هرگز لغو برنامه را در نظر نداریم زیرا کنفرانس ونمایشگاه برای اعضای ما بسیار حیاتی هستند. ما در جستجوی فرصتی هستیم تا نمایشگاه را ادامه دهیم، آن را ثمر بخش تر سازیم. هزینه ها را کاهش دهیم و ارزش بیشتری هم برای غرفه داران وهم بازدید کنندگان به وجود بیاوریم.”

هرنمایشگاهی منحصر به فرد است و از هر مرحله از چرخه حیات با طول زمان متفاوتی عبور می کند. در پایان، هنگامی که نیازهای غرفه داران و بازدیدکنندگان و دینامیک های بازار تغییر می کند، نمایشگاه بسته می شود، این اتفاق ممکن است در هر زمان رخ دهد اما برای نمایشگاهی که هر مرحله از چرخه حیات خودرا با موفقیت هدایت می کند .تنها بعد از سالها سودآوری این امر حادث می شود.

گاهی یک نمایشگاه در چرخه حیات خود به خوبی مستقر شده است اما باز هم توسط نیروهای بیرونی از مسیر خارج می شود. در اینجا پنج رویداد وجود دارند که می توانند چرخه حیات یک نمایشگاه را تغییر دهند.

اقتصاد

بازار رو به تلقی می تواند چرخه حیات یک نمایشگاه را تسریع کند. در حالی که بازاری که مدتها در حالت رکود بوده است می تواند رشد را به نقطه صفر برساند.

رقابت جدید

یک نمایشگاه جدید در صنعت طبیعتا مستلزم سازگاری مجدد حتی در پابرجاترین نمایشگاهها است و شاید باعث شود پیشرفت چرخه آن متوقف شود.

تغییر در صنعت

نمایشگاههای فن آوری با رکود صنعت خود دست به گریبان هستند، که متعاقبا به شدت بازدید کننده و غرفه داران آنها را کاهش می دهند.

گرایش جدید

تغییر تمرکز نمایشگاه شما می تواند حیاتی تازه به استاندارد کهنه ببخشد.

تغییر زمانبندی

تغییر زمان برگزاری نمایشگاه مثلا از سه ماه چهارم سال به سه ماهه اول می تواند تاثیری مهم بر تعداد بازدید کنندگان وغرفه داران داشته باشد.

نوشته:مارتا کولینز

مترجم:شیرین شریفیان

منبع: برگرفته شده از سایت نمایشگاه بین المللی تهران

#کلمات کلیدی:
غرفه سازی، غرفه سازی در نمایشگاه، غرفه سازی نمایشگاهی، غرفه سازی نمایشگاه، طراحی غرفه، طراحی غرفه نمایشگاهی، غرفه نمایشگاهی، شرکت طراحی غرفه، شرکت طراحی داخلی، ساخت غرفه، ساخت غرفه نمایشگاهی، تجهیزات نمایشگاهی، اجاره تجهیزات نمایشگاهی، غرفه آرایی، خدمات نمایشگاهی، نمایشگاه بین المللی، اجرای غرفه نمایشگاهی، غرفه سازی ارزان، غرفه سازی در تهران، غرفه سازی شهرستان